Wann genügt die elektronische Signatur, und wann brauchen Sie Papier oder den Notar?

Die meisten Verträge sind in Deutschland formfrei und können elektronisch geschlossen werden, auch mit einer einfachen elektronischen Signatur wie einem Klick auf „Annehmen“. Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, genügt elektronisch nur die qualifizierte elektronische Signatur (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB). Für einige Erklärungen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen: die Kündigung und den Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB), die Bürgschaft außerhalb von Handelsgeschäften (§ 766 BGB, § 350 HGB) sowie Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis. Was beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf, gehört ohnehin zum Notar.

Die Formstufen des BGB in Kürze

• Formfrei: Das Gesetz verlangt keine Form. Hier gilt eIDAS Art. 25 Abs. 1: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an die qualifizierte Signatur nicht erfüllt.
• Textform (§ 126b): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt. Eine Unterschrift ist nicht nötig; E-Mail oder PDF genügen.
• Schriftform (§ 126): eigenhändige Namensunterschrift. Sie „kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt“ (§ 126 Abs. 3).
• Elektronische Form (§ 126a): Der Aussteller fügt seinen Namen hinzu und versieht das Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Bei einem Vertrag signieren die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument.
• Notarielle Beurkundung: ersetzt die Schriftform (§ 126 Abs. 5), lässt sich aber ihrerseits nicht durch eine Signatur ersetzen.

Wird die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft nichtig (§ 125 Satz 1 BGB). Die Frage „Genügt eine E-Signatur?“ ist also immer die Frage, welche Form für genau diesen Vorgang gilt.

Formfrei: der Normalfall im Geschäftsalltag

Angebotsannahme, Kauf-, Liefer-, Dienst- und Rahmenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen: Für sie schreibt das Gesetz keine Form vor. Sie können elektronisch geschlossen werden, und eine einfache Signatur reicht. Das eigentliche Thema ist dann der Beweis. Elektronische Dokumente legen Sie vor Gericht als Datei vor (§ 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO), und das Gericht entscheidet nach freier Überzeugung (§ 286 ZPO). Halten Sie deshalb fest, wer wann welche Fassung angenommen hat.

Gesetzliche Schriftform: nur mit qualifizierter Signatur

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt, ersetzt die QES die Unterschrift auf Papier. Eine eingefügte Bilddatei der Unterschrift oder ein Klick genügt hier nicht. Beispiele:

• Verbraucherdarlehen: Sie sind „schriftlich abzuschließen“ (§ 492 Abs. 1 BGB). Die Vorschrift schließt die elektronische Form nicht aus, also kommt die QES nach § 126 Abs. 3 in Betracht.
• Befristung eines Arbeitsvertrags: Sie „bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform“ (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Auch hier ist die elektronische Form nicht ausgeschlossen; nach § 126a BGB müssten dann beide Seiten qualifiziert signieren. Wer kein qualifiziertes Zertifikat hat, unterschreibt besser auf Papier.
• Mietvertrag über mehr als ein Jahr: Wird er nicht in schriftlicher Form geschlossen, gilt er für unbestimmte Zeit (§ 550 BGB); unwirksam wird er also nicht, aber die feste Laufzeit geht verloren. Für Wohnraum bleibt es bei der Schriftform. Für Grundstücke und Gewerberäume genügt in der Fassung vom 1. Januar 2025 die Textform (§ 578 Abs. 1 BGB); für ältere Verträge galt die alte Fassung bis einschließlich 1. Januar 2026 weiter (Art. 229 § 70 EGBGB).

Vereinbarte Schriftform in Ihren eigenen Verträgen

Viele Rahmenverträge enthalten eine Klausel wie „Änderungen bedürfen der Schriftform“. Für eine solche vereinbarte Form ist das BGB großzügiger: Zur Wahrung der vereinbarten elektronischen Form genügt im Zweifel auch eine andere als die qualifizierte Signatur (§ 127 Abs. 3), und für die vereinbarte schriftliche Form genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung (§ 127 Abs. 2). Wollen Sie Klarheit, regeln Sie im Vertrag ausdrücklich, welche Signatur für Änderungen ausreicht.

Wo die elektronische Form ausgeschlossen ist

In diesen Fällen hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht; die Erklärung wäre formnichtig.

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“ (§ 623 BGB)

• Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB): immer eigenhändig auf Papier.
• Bürgschaft: „Die Erteilung der Bürgschaftserklärung in elektronischer Form ist ausgeschlossen“ (§ 766 BGB).
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis: ebenfalls nicht in elektronischer Form (§§ 780, 781 BGB).
• Leibrente, soweit sie familienrechtlichem Unterhalt dient (§ 761 BGB).

Eine wichtige Ausnahme für Unternehmen: Ist die Bürgschaft auf Seiten des Bürgen, das Versprechen oder das Anerkenntnis auf Seiten des Schuldners ein Handelsgeschäft, gelten diese Formvorschriften nicht (§ 350 HGB). Handelsgeschäfte sind alle Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehören (§ 343 HGB), und die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 6 HGB). Bürgt dagegen eine Privatperson, die kein Kaufmann ist, bleibt es bei der Bürgschaftserklärung auf Papier.

Beim Notar oder eigenhändig

• Grundstückskauf: Der Vertrag „bedarf der notariellen Beurkundung“ (§ 311b Abs. 1 BGB).
• Abtretung von GmbH-Anteilen und die Verpflichtung dazu: notariell geschlossener Vertrag (§ 15 Abs. 3, 4 GmbHG).
• Ehevertrag: bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Teile zur Niederschrift eines Notars (§ 1410 BGB).
• Testament: zur Niederschrift eines Notars oder eigenhändig geschrieben und unterschrieben (§§ 2231, 2247 BGB).

Übersicht für kleine und mittlere Unternehmen

Was gilt für die Signatur eines Geschäftspartners aus einem anderen Land?

Innerhalb der EU ist die Lage einfach: Eine qualifizierte Signatur, die auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifiziert anerkannt (eIDAS Art. 24a Abs. 1). Zertifikate aus Drittstaaten gelten dagegen nur dann als qualifiziert, wenn sie durch Durchführungsrechtsakt oder ein Abkommen der EU anerkannt sind (Art. 14). Für formfreie Verträge ist das unerheblich; für die gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB zählt es.

Fünf Fragen vor dem Unterzeichnen

1. Schreibt das Gesetz für diesen Vorgang überhaupt eine Form vor?
2. Wenn Schriftform: Ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (§§ 623, 766, 780, 781 BGB)?
3. Ist eine notarielle Beurkundung nötig?
4. Haben die Parteien eine eigene Form vereinbart, und welche Signatur genügt danach?
5. Haben alle Unterzeichnenden eine qualifizierte Signatur, falls sie gebraucht wird?

Wie Sie eine qualifizierte Signatur erhalten, lesen Sie in unserem Beitrag Welche E-Signatur brauchen Sie?. Wie die Gegenseite eine Signatur prüft, zeigt der Beitrag Wie Sie ein elektronisch signiertes PDF prüfen; warum ein Zeitstempel für lange aufbewahrte Verträge wichtig ist, erklärt der Beitrag über Zeitstempel und Langzeitvalidierung. Alle Normen mit Wortlaut finden Sie in unserem E-Signatur-Leitfaden.