Wo darf man elektronisch unterschreiben, und wo nicht?

Stand: 28. September 2026

Deutschland und EU (eIDAS)

Die meisten Verträge sind in Deutschland formfrei und können elektronisch geschlossen werden. Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, genügt nur die qualifizierte elektronische Signatur; für einige Erklärungen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen. Dieser Leitfaden zeigt beides mit dem jeweiligen Gesetzestext.

Dieser Leitfaden beschreibt deutsches Recht und die EU-Verordnung eIDAS. Für andere Länder siehe den englischen (USA, Vereinigtes Königreich), den französischen und den türkischen Leitfaden.

Grundsatz

Eine elektronische Signatur darf nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist; die qualifizierte Signatur steht der handschriftlichen gleich (eIDAS Art. 25).

Ausnahmen

Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, Bürgschaft, Schuldversprechen und -anerkenntnis (außer unter Kaufleuten) sowie alles Notarielle.

Schriftform

Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht ein Klick oder eine eingescannte Unterschrift nicht (BGB § 126a).

1Die drei Signaturarten

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Stufen (Art. 3 Nr. 10–12, Art. 26):

Stufe	Was sie ist	Beispiel	Wirkung
Einfache elektronische Signatur	Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und zum Unterzeichnen verwendet werden	Getippter Name, Klick auf „Annehmen“, eingescannte Unterschrift	Freie Beweiswürdigung
Fortgeschrittene (FES)	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, identifiziert ihn, unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt, spätere Änderungen erkennbar	Zertifikatsbasierte Signatur in einer PDF-Datei	Stärkerer Beweis
Qualifizierte (QES)	Fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit und auf einem qualifizierten Zertifikat beruhend	Signaturkarte, USB-Token oder Fernsignatur eines qualifizierten Anbieters	Wie handschriftlich; erfüllt die Schriftform

2Rechtsgrundlage

„Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.“Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 25 Abs. 2

Das BGB kennt drei Formstufen:

Schriftform (§ 126): eigenhändige Namensunterschrift. Sie „kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt“ (§ 126 Abs. 3).
Elektronische Form (§ 126a): Der Aussteller fügt seinen Namen hinzu und versieht das Dokument „mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur“. Bei Verträgen signiert jede Partei ein gleichlautendes Dokument.
Textform (§ 126b): eine lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger; keine Unterschrift nötig. E-Mail oder PDF genügt.

Fehlt die gesetzlich vorgeschriebene Form, ist das Rechtsgeschäft nichtig (§ 125 Satz 1). Wo das Gesetz keine Form vorschreibt, können Verträge auch elektronisch mit einfacher Signatur geschlossen werden.

3Wo ist die E-Signatur einsetzbar? Mit Beispielen

Angebote, Kauf- und Dienstverträge

Formfreie Verträge wie Angebotsannahme, Liefer-, Dienst- und Rahmenverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen können elektronisch geschlossen werden, auch per einfacher Signatur.

Kein Formerfordernis · eIDAS Art. 25 Abs. 1

Vereinbarte Schriftform

Haben die Parteien Schriftform vereinbart, genügt im Zweifel auch eine andere als die qualifizierte elektronische Signatur.

BGB § 127 Abs. 3

Gewerbemietverträge

Ein Mietvertrag über Grundstücke oder Geschäftsräume für mehr als ein Jahr, der nicht in Textform geschlossen ist, gilt als auf unbestimmte Zeit geschlossen (§ 578 Abs. 1 i. V. m. § 550). Für vor dem 1. 1. 2025 geschlossene Verträge galt die alte Fassung bis 1. 1. 2026 (Art. 229 § 70 EGBGB). Für Wohnraum bleibt es bei der Schriftform.

BGB §§ 550, 578

Verbraucherdarlehen

Verbraucherdarlehensverträge sind „schriftlich abzuschließen“. § 492 schließt die elektronische Form nicht aus; nach § 126 Abs. 3 kann die Schriftform daher durch die qualifizierte Signatur ersetzt werden.

BGB § 492 Abs. 1 i. V. m. § 126 Abs. 3

Arbeitszeugnis

Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden.

GewO § 109 Abs. 3 · BGB § 630

Nachweis der Arbeitsbedingungen

Der Nachweis kann in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden, wenn er zugänglich, speicher- und druckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis verlangt. Für Branchen nach § 2a SchwarzArbG gilt das nicht.

NachwG § 2 Abs. 1

Bürgschaft unter Kaufleuten

Ist die Bürgschaft, das Schuldversprechen oder -anerkenntnis für den Kaufmann ein Handelsgeschäft, gelten die Formvorschriften der §§ 766, 780, 781 BGB nicht.

HGB § 350

4Wo ist die E-Signatur ausgeschlossen?

Wo das Gesetz die elektronische Form ausschließt, hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht: Die Erklärung ist formnichtig (§ 125).

Elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen

Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis

Die Beendigung durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedarf der Schriftform; „die elektronische Form ist ausgeschlossen“.

BGB § 623

Bürgschaft

„Die Erteilung der Bürgschaftserklärung in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“ Ausnahme unter Kaufleuten: HGB § 350.

BGB § 766

Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis

Die Erteilung in elektronischer Form ist ausgeschlossen; Ausnahme unter Kaufleuten: HGB § 350.

BGB §§ 780, 781

Leibrente für Familienunterhalt

Ausgeschlossen, soweit das Leibrentenversprechen familienrechtlichem Unterhalt dient.

BGB § 761

Notarielle Beurkundung oder eigenhändige Form

Grundstückskauf

Der Vertrag über die Übertragung eines Grundstücks „bedarf der notariellen Beurkundung“.

BGB § 311b Abs. 1

Abtretung von GmbH-Anteilen

Abtretung und Verpflichtung dazu bedürfen eines notariell geschlossenen Vertrags.

GmbHG § 15 Abs. 3, 4

Ehevertrag

Bei gleichzeitiger Anwesenheit beider Teile zur Niederschrift eines Notars.

BGB § 1410

Testament

Zur Niederschrift eines Notars oder durch eine eigenhändig geschriebene und unterschriebene Erklärung.

BGB §§ 2231, 2247

Vorgang	Elektronisch?	Welche Signatur?	Norm
Angebot, Kauf-, Dienst-, Rahmenvertrag	Ja	Einfache genügt	formfrei
Vertrag mit vereinbarter Schriftform	Ja	Im Zweifel auch nicht qualifiziert	BGB § 127 Abs. 3
Gesetzliche Schriftform (z. B. Verbraucherdarlehen)	Ja	Nur qualifiziert	BGB §§ 126 Abs. 3, 126a
Gewerbemietvertrag > 1 Jahr	Ja	Textform	BGB §§ 550, 578
Kündigung / Aufhebungsvertrag Arbeitsverhältnis	Nein	Eigenhändig	BGB § 623
Bürgschaft (nicht unter Kaufleuten)	Nein	Eigenhändig	BGB § 766
Grundstückskauf, GmbH-Anteile, Ehevertrag	Nein	Notar	BGB § 311b, GmbHG § 15, BGB § 1410
Testament	Nein	Notar oder eigenhändig	BGB §§ 2231, 2247

5Wie wird eine Signatur geprüft?

Bei einer qualifizierten Signatur bestätigt die Validierung nach eIDAS Art. 32 Abs. 1 unter anderem, dass

das Zertifikat zum Zeitpunkt der Signatur ein qualifiziertes Zertifikat war und gültig war,
es von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde,
die Signatur mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde,
die Integrität der signierten Daten nicht beeinträchtigt ist.

Ob ein Anbieter qualifiziert ist, steht in den nationalen Vertrauenslisten (Art. 22), durchsuchbar im EU/EEA Trusted List Browser der Kommission.

Vor Gericht wirkt die qualifizierte Signatur besonders stark: Der Anschein der Echtheit, der sich aus der Prüfung nach Art. 32 eIDAS ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel begründen (ZPO § 371a Abs. 1). Bei anderen elektronischen Dokumenten wird der Beweis durch Vorlegung der Datei angetreten (§ 371 Abs. 1 Satz 2); das Gericht entscheidet „nach freier Überzeugung“ (§ 286).

6Worauf sollte man achten?

Eingescannte Unterschrift

Ein eingefügtes Bild der Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte. Wo Schriftform vorgeschrieben ist, genügt es nicht.

BGB § 126a · eIDAS Art. 3

Beweis bei einfacher Signatur

Halten Sie fest, wer wann welche Fassung angenommen hat: Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und ein Fingerabdruck (Hash) des Dokuments.

ZPO §§ 371, 286

Karte und PIN

Die qualifizierte Signatur setzt voraus, dass nur Sie die Signaturerstellungsdaten nutzen. Geben Sie Karte und PIN nicht weiter.

eIDAS Art. 26 Buchst. c

Zertifikate aus Drittstaaten

Qualifizierte Zertifikate aus Nicht-EU-Staaten gelten nur als qualifiziert, wenn sie durch Durchführungsrechtsakt oder EU-Abkommen anerkannt sind. Für türkische Zertifikate haben wir keine solche Anerkennung gefunden.

eIDAS Art. 14

7So erhalten Sie eine qualifizierte Signatur

Anbieter wählen. Die Bundesnetzagentur führt die in Deutschland tätigen qualifizierten Anbieter, u. a. D-Trust, Deutsche Telekom, Bundesnotarkammer, Deutsche Post und SIGN8 (Übersicht der Bundesnetzagentur). Qualifizierte Dienste aus anderen EU-Staaten können ebenfalls genutzt werden.
Identität nachweisen. Der Anbieter prüft Ihre Identität vor Ausstellung des Zertifikats.
Karte, Token oder Fernsignatur. Der Schlüssel liegt auf einer Signaturkarte, einem USB-Token oder im Fernsignaturdienst des Anbieters.

8E-Signaturen in Collobr

Was Collobr heute leistet und wo die Grenzen liegen:

Annahme per Link (einfache elektronische Signatur). Ihr Kunde öffnet das Angebot auf der Prüfseite und nimmt es an, lehnt ab oder wünscht Änderungen. Die Antwort wird mit Name, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und einem SHA-256-Fingerabdruck dieser Angebotsfassung gespeichert; Sie werden sofort benachrichtigt. Das passt für formfreie Verträge, nicht für die gesetzliche Schriftform.
Prüfseite für jedes Dokument. Mit dem Code kann jeder prüfen, ob eine PDF-Datei das Original ist, ob sie seit der Signatur verändert wurde und welchen Status jede Signatur nach der EU-Vertrauensliste (eIDAS) hat, geprüft mit der DSS-Bibliothek der Europäischen Kommission. Die Seite gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Türkisch.
Zertifikatsbasierte Signatur (Windows). Die App Collobr E-Signatur signiert PDF-Dateien im PAdES-Format mit einem Zertifikat auf Signaturkarte oder USB-Token. Sie wurde mit türkischen qualifizierten Zertifikaten getestet, mit EU-qualifizierten Zertifikaten noch nicht.

Braucht ein Vertrag die qualifizierte Signatur nach § 126a BGB, signieren Sie ihn vorerst mit dem Werkzeug Ihres qualifizierten Anbieters. Schreiben Sie uns, wenn Sie qualifizierte EU-Signaturen in Collobr brauchen.

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9Häufige Fragen

Ist ein Klick auf „Angebot annehmen“ eine gültige Unterschrift?

Für formfreie Verträge ja: Er ist eine einfache elektronische Signatur, der die Rechtswirkung nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden darf (eIDAS Art. 25 Abs. 1). Wo das Gesetz Schriftform verlangt, genügt er nicht; dann ist die qualifizierte Signatur nötig (BGB § 126a).

Was gilt im Arbeitsverhältnis?

Kündigung und Aufhebungsvertrag können nicht elektronisch erklärt werden (BGB § 623). Für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen genügt unter den Voraussetzungen des NachwG § 2 Abs. 1 die Textform, und das Arbeitszeugnis kann mit Einwilligung des Arbeitnehmers elektronisch erteilt werden (GewO § 109 Abs. 3).

Kann eine Bürgschaft elektronisch erteilt werden?

Grundsätzlich nein (BGB § 766). Ist die Bürgschaft für einen Kaufmann ein Handelsgeschäft, gilt die Formvorschrift nicht (HGB § 350).

Ist eine türkische qualifizierte E-Signatur in der EU qualifiziert?

Nicht automatisch. Nach eIDAS Art. 14 gelten Zertifikate aus Drittstaaten nur bei Anerkennung durch Durchführungsrechtsakt oder EU-Abkommen als qualifiziert; für die Türkei haben wir keine gefunden. Als elektronische Signatur hat sie dennoch Rechtswirkung nach Art. 25 Abs. 1.

Behält ein Ausdruck die Signatur?

Nein. Die zertifikatsbasierte Signatur steckt in der elektronischen Datei. Bewahren Sie die Originaldatei auf, wenn Sie sie als Beweis brauchen könnten.

10Quellen

Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), konsolidiert 18.10.2024 — Art. 3, 14, 22, 24a, 25, 26, 32
Bürgerliches Gesetzbuch — §§ 125, 126, 126a, 126b, 127, 311b, 492, 550, 578, 623, 630, 761, 766, 780, 781, 1410, 2231, 2247
Zivilprozessordnung — §§ 286, 371, 371a
HGB § 350; GmbHG § 15; GewO § 109; NachwG § 2
Bundesnetzagentur — qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter
Europäische Kommission — EU/EEA Trusted List Browser

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