E-imza hangi belgede ıslak imzanın yerini tutar, hangisinde tutmaz?

Güvenli elektronik imza, Türkiye'de elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu md. 5). Teklif, satış ve hizmet sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi, iş sözleşmesi gibi bir işletmenin günlük belgelerinin büyük kısmı e-imzayla geçerli biçimde imzalanabilir. Buna karşılık kanunun resmî şekle ya da özel merasime bağladığı işlemler (taşınmaz satışı, mal rejimi sözleşmesi, vasiyetname, evlenme), kişisel kefalet gibi teminat sözleşmeleri ve çek, bono, poliçe gibi kambiyo senetleri e-imzayla yapılamaz.

Önce hangi e-imzadan söz ettiğimizi netleştirelim

Kanundaki eşitlik yalnızca güvenli elektronik imza için geçerlidir. Güvenli e-imza; yalnızca imza sahibine bağlı olan, onun tasarrufundaki güvenli bir araçla (akıllı kart, USB token gibi) oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imzalayanın kimliğini tespit eden ve belgede sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığını gösteren imzadır (5070 md. 4).

PDF'e yapıştırılmış imza görüntüsü, ekrana parmakla çizilen imza ya da "Onaylıyorum" kutusu bu tanıma girmez. Bunlar bir uyuşmazlıkta belge olarak sunulabilir (HMK md. 199), ancak senet hükmünde olan yalnızca usulüne göre güvenli elektronik imzayla oluşturulan elektronik verilerdir (HMK md. 205/2).

Genel kural: e-imza ıslak imzanın yerini tutar

Türk Borçlar Kanunu sözleşmeleri, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı tutmaz (TBK md. 12). Kanunun yazılı şekil istediği hâllerde de güvenli elektronik imzayla gönderilip saklanabilen metinler yazılı şekil yerine geçer (TBK md. 14). Güvenli elektronik imza, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur (TBK md. 15).

Ticari hayat için Türk Ticaret Kanunu bir adım daha atar: ticaret şirketleri ve tacirler için kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemler elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla da yapılabilir (TTK md. 1526/3). Şirket adına imza yetkisi olan kişiler, kendi adlarına üretilmiş güvenli e-imzayla şirket namına imza atabilir. Bu durumda sertifikada kişinin adıyla birlikte temsil ettiği şirketin adı da yer alır ve bu husus tescil ve ilan edilir (TTK md. 1526/4).

İstisnalar: e-imzanın kanunen kullanılamadığı işlemler

5070 sayılı Kanun'un 5. maddesinin güncel metni istisnaları şöyle sayar:

"Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketleri tarafından düzenlenen kefalet senetleri dışındaki teminat sözleşmeleri, güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemez."

İnternette bu maddenin eski hâlini aktaran sayfalara hâlâ rastlayabilirsiniz. Metin iki kez değişti: 2016'da 6728 sayılı Kanunla banka teminat mektupları, 2021'de 7349 sayılı Kanunla Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri yasağın dışına çıkarıldı. Bu iki belge bugün e-imzayla düzenlenebilir.

Resmî şekle bağlı işlemler

• Taşınmaz satışı: Satış sözleşmesi ile satış vaadi, geri alım ve alım sözleşmeleri resmî şekilde düzenlenmedikçe geçerli olmaz (TBK md. 237). Taşınmaz mülkiyetinin devrini amaçlayan sözleşmeler için de aynı kural geçerlidir (TMK md. 706).
• Mal rejimi sözleşmesi: Noterde düzenleme veya onaylama şeklinde yapılır (TMK md. 205).
• Vasiyetname ve miras sözleşmesi: Resmî vasiyetname iki tanığın katılmasıyla resmî memur tarafından düzenlenir (TMK md. 532). El yazılı vasiyetnamenin baştan sona mirasbırakanın el yazısıyla yazılıp imzalanması zorunludur (TMK md. 538). Miras sözleşmesi resmî vasiyetname şeklinde yapılır (TMK md. 545).

Özel merasime bağlı işlemler

En bilinen örnek evlenmedir. Tören evlendirme memuru ve iki tanık önünde yapılır; evlenme, tarafların olumlu sözlü cevaplarını verdikleri anda oluşur (TMK md. 141–142).

Teminat sözleşmeleri

Kefalet sözleşmesi yazılı yapılmalıdır ve kefil; sorumlu olacağı azami miktarı, kefalet tarihini ve müteselsil kefilse bunu kendi el yazısıyla belirtmelidir (TBK md. 583). Gerçek kişilerin başka bir ad altında kişisel güvence verdiği sözleşmeler de aynı şekil kurallarına bağlıdır (TBK md. 603). Örneğin şirketinizin kredisine ortağın kişisel kefil olması bu gruptadır ve e-imzayla yapılamaz.

Kambiyo senetleri

Poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler güvenli elektronik imzayla düzenlenemez. Kabul, aval ve ciro gibi senet üzerinde yapılan işlemler de e-imzayla yapılamaz (TTK md. 1526/1).

KOBİ belgeleri için evet/hayır tablosu

İş sözleşmeleri için ayrı bir not

İş Kanunu'na göre iş sözleşmesi, kanunda aksi belirtilmedikçe özel bir şekle tabi değildir; süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin ise yazılı yapılması zorunludur (4857 sayılı İş Kanunu md. 8). Kanunda aksi öngörülmedikçe güvenli e-imzalı metin yazılı şekil yerine geçtiği için (TBK md. 14), iş sözleşmesi güvenli e-imzayla imzalanabilir.

Dikkat edilecek nokta şudur: yazılı şekilde borç altına girenlerin hepsinin imzası gerekir (TBK md. 14). En temiz yol, işverenin ve çalışanın ikisinin de güvenli e-imzayla imzalamasıdır. Çalışanın nitelikli sertifikası yoksa sözleşmeyi kâğıt üzerinde imzalamak daha sağlıklıdır. İbraname gibi iş hukukuna özgü belgeler kendi özel şartlarına bağlı olabilir; bunlar için bir iş hukukçusuna danışın.

Faturada karıştırılan nokta

Bir PDF faturayı e-imzayla imzalamak onu e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura yapmaz. Bunlar Gelir İdaresi Başkanlığı'nın düzenlediği ayrı uygulamalardır ve kendi kuralları vardır. Hangisine tabi olduğunuzu mali müşavirinizle netleştirin.

Sözleşmenizde "ıslak imza" şartı var mı?

Kanun bir şekil öngörmese bile taraflar belirli bir şekil kararlaştırmışsa, o şekilde yapılmayan sözleşme tarafları bağlamaz (TBK md. 17). Tedarikçi ya da bayilik çerçeve sözleşmelerinizde "değişiklikler ıslak imzalı olarak yapılır" gibi bir hüküm varsa, ek protokolleri e-imzayla imzalamadan önce bu maddeyi değiştirin ya da karşı tarafla yazılı olarak uzlaşın.

İmzalamadan önce beş soruluk kontrol

1. Kanun bu işlem için resmî şekil (tapu, noter) ya da özel bir merasim istiyor mu?
2. Belge bir teminat sözleşmesi mi? Öyleyse banka teminat mektubu ya da sigorta şirketinin kefalet senedi mi?
3. Belge çek, bono, poliçe ya da bunlara benzer bir senet mi, veya bu senetler üzerinde bir işlem mi?
4. Taraflar daha önce "ıslak imza" ya da "noter onayı" gibi bir şekil kararlaştırdı mı?
5. İmza atacak herkesin nitelikli sertifikaya dayanan güvenli e-imzası var mı?

Beş sorunun cevabı da sizi engellemiyorsa e-imza kullanabilirsiniz. Belgeyi yıllarca saklayacaksanız imzanın zaman damgası taşımasına da dikkat edin; nedenini zaman damgası ve uzun süreli doğrulama yazımızda anlattık. Karşı taraf imzanın gerçek olup olmadığını merak ederse e-imzalı PDF'in nasıl doğrulandığını gösteren yazımızı paylaşabilirsiniz. Kamu işlemleri ve mahkemede delil gibi konuların tamamı için e-imza rehberimize bakın.