Lässt sich Ihr elektronisch signiertes Dokument auch in zehn Jahren noch prüfen?

Ja, wenn die Signatur zwei Dinge mitbringt: einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel, der belegt, wann signiert wurde, und die in das PDF eingebetteten Prüfdaten, also Zertifikatskette und Sperrinformationen (Langzeitvalidierung, kurz LTV). Für einen qualifizierten Zeitstempel gilt nach eIDAS die Vermutung, dass Datum und Uhrzeit richtig sind (Art. 41 Abs. 2). Der PDF-Standard PAdES nennt die Stufe mit eingebetteten Prüfdaten B-LT; für sehr lange Archive kommt B-LTA mit Archivzeitstempeln hinzu. Ohne Zeitstempel lässt sich später nicht sicher zeigen, ob vor oder nach Ablauf oder Widerruf des Zertifikats signiert wurde.

Wie lange muss ein Vertrag prüfbar bleiben?

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet jeden Kaufmann, empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre und unter anderem Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1, 4 HGB). Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2). Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5). Weitere, etwa steuerliche Pflichten können hinzukommen; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, wenn die Daten während der Frist verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 257 Abs. 3). Bei einem signierten Vertrag reicht „lesbar“ allerdings nicht: Im Streitfall soll auch die Signatur noch geprüft werden können. Der besondere Beweiswert der qualifizierten Signatur vor Gericht beruht gerade auf der Prüfung nach Art. 32 eIDAS (§ 371a Abs. 1 ZPO).

Warum Signaturen „altern“

Jede Signatur hängt an einem Zertifikat, und jedes qualifizierte Zertifikat enthält Beginn und Ende seiner Gültigkeitsdauer (eIDAS Anhang I Buchst. e). Es kann auch vorher widerrufen werden. Ein widerrufenes qualifiziertes Zertifikat ist ab dem Zeitpunkt des Widerrufs nicht mehr gültig, und dieser Status darf nicht rückgängig gemacht werden (Art. 28 Abs. 4). Der Anbieter muss den Widerruf zeitnah, in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt des Ersuchens, veröffentlichen (Art. 24 Abs. 3).

eIDAS verlangt außerdem, dass Anbieter Informationen über den Gültigkeits- oder Widerrufsstatus ihrer qualifizierten Zertifikate auch über deren Gültigkeitsdauer hinaus bereitstellen (Art. 24 Abs. 4). Trotzdem bleiben zwei Probleme: Ohne verlässliche Zeitangabe wissen Sie nicht, ob die Signatur vor oder nach einem Widerruf entstand. Und Sie sind darauf angewiesen, dass die Prüfdaten Jahre später noch abrufbar sind und die verwendeten Verfahren noch als sicher gelten. Der PAdES-Standard nennt genau diese Ereignisse, also Ablauf und Widerruf von Zertifikaten sowie veraltende Algorithmen, als Grund für die höheren Signaturstufen.

Was ist ein elektronischer Zeitstempel?

Ein elektronischer Zeitstempel sind Daten, die andere Daten „mit einem bestimmten Zeitpunkt verknüpfen und dadurch den Nachweis erbringen, dass diese anderen Daten zu diesem Zeitpunkt vorhanden waren“ (eIDAS Art. 3 Nr. 33). Ein qualifizierter Zeitstempel muss zusätzlich (Art. 42 Abs. 1):

• Datum und Zeit so mit den Daten verknüpfen, dass eine unbemerkte Veränderung nach vernünftigem Ermessen ausgeschlossen ist,
• auf einer korrekten Zeitquelle beruhen, die mit der koordinierten Weltzeit (UTC) verknüpft ist,
• mit der fortgeschrittenen Signatur oder dem fortgeschrittenen Siegel des qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters versehen sein.

Auch ein einfacher Zeitstempel darf vor Gericht nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil er elektronisch oder nicht qualifiziert ist (Art. 41 Abs. 1). Nur für den qualifizierten gilt aber die Vermutung der Richtigkeit von Datum und Zeit sowie der Unversehrtheit der verbundenen Daten (Art. 41 Abs. 2). Die Bundesnetzagentur vergleicht ihn mit einem Posteingangsstempel.

Der Unterschied zur Uhrzeit, die Sie bei einer Signatur ohne Zeitstempel sehen: Diese stammt vom Rechner des Unterzeichners, und dessen Uhr lässt sich verstellen. Beim Zeitstempel bestätigt ein Dritter den Zeitpunkt mit seiner eigenen Signatur.

Qualifizierte Zeitstempel sind ein eigener Vertrauensdienst, den Sie gesondert beziehen. Die Übersicht der Bundesnetzagentur nennt mit Stand 29. September 2026 als deutsche Anbieter: Netcetera Software Services GmbH, Bundesnotarkammer, DGN Deutsches Gesundheitsnetzwerk Service GmbH, D-Trust GmbH, SIGN8 GmbH und utimaco GmbH. Qualifizierte Dienste aus anderen EU-Staaten können Sie ebenfalls nutzen.

Die vier PAdES-Stufen

Der europäische Standard für signierte PDFs, ETSI EN 319 142-1, beschreibt vier Stufen, die den Lebenszyklus einer Signatur abdecken:

Technisch liegen die Prüfdaten bei B-LT im sogenannten Document Security Store des PDFs: CA-Zertifikate, Sperrlisten (CRL) und OCSP-Antworten, die sonst von Online-Diensten abgerufen würden. Bei B-LTA kommt ein Dokumentzeitstempel hinzu. Seine Schutzwirkung lässt sich verlängern, indem später weitere Prüfdaten und ein neuer Dokumentzeitstempel ergänzt werden. Laut Standard eignen sich B-LT und B-LTA dort, wo die technische Gültigkeit einer Signatur über längere Zeit erhalten bleiben muss.

Für sehr lange Archive: Bewahrungsdienste

Wer signierte Dokumente über Jahrzehnte aufbewahren muss, kann einen qualifizierten Bewahrungsdienst nutzen. Er verwendet Verfahren, die die Vertrauenswürdigkeit der qualifizierten Signatur „über den Zeitraum ihrer technologischen Geltung hinaus“ verlängern (eIDAS Art. 34 Abs. 1). Die Bundesnetzagentur führt dafür derzeit einen deutschen Anbieter. Für die meisten Verträge kleiner und mittlerer Unternehmen ist eine Signatur mit Zeitstempel und eingebetteten Prüfdaten ein guter Anfang.

So prüfen Sie Ihr Dokument

Öffnen Sie das PDF in einer Software, die Signaturen validiert, und sehen Sie sich die Signatureigenschaften an. Die Schritte beschreibt unser Beitrag Wie Sie ein elektronisch signiertes PDF prüfen.

1. Stammt der Signaturzeitpunkt aus einem Zeitstempel oder nur von der Uhr des Unterzeichners?
2. Ist der Zeitstempel qualifiziert, und steht sein Anbieter auf einer EU-Vertrauensliste?
3. Sind Zertifikatskette und Sperrinformationen im Dokument eingebettet (LTV)?
4. Wurde das Dokument nach der Signatur unzulässig verändert?
5. Bewahren Sie die signierte Originaldatei unverändert auf?

So funktioniert es in Collobr

Die Windows-App Collobr E-Signatur signiert Angebots- und Vertrags-PDFs im PAdES-Format mit Signaturkarte oder USB-Token. Für den Zeitstempel hinterlegt Ihr Unternehmen sein eigenes Zeitstempel-Abonnement in Collobr; Collobr verkauft oder erbringt selbst keinen Zeitstempeldienst. Mit Zeitstempel können Zertifikatskette und OCSP- bzw. CRL-Daten in das PDF eingebettet werden; in Collobr setzt diese Einbettung einen Zeitstempel voraus. Eine ehrliche Einschränkung: Die App wurde bisher mit türkischen qualifizierten Zertifikaten eingesetzt und mit EU-qualifizierten Karten noch nicht getestet. Ob Ihr Zeitstempelanbieter angebunden werden kann, klären Sie bitte vorab mit uns.

Für welche Dokumente die elektronische Form überhaupt zulässig ist, lesen Sie im Beitrag darüber, wann die E-Signatur genügt; wie Sie eine qualifizierte Signatur erhalten, im Beitrag Welche E-Signatur brauchen Sie?. Einen Gesamtüberblick bietet unser E-Signatur-Leitfaden.