E-imza nerede kullanılır, nerede kullanılamaz?
Güvenli elektronik imza, Türkiye'de 2004'ten beri ıslak imza ile aynı hukuki sonucu doğuruyor; yine de pek çok işletme sözleşmelerini hâlâ kâğıtta imzalıyor. Bu rehber, e-imzanın hangi işlemlerde güvenle kullanılabileceğini, hangi işlemlerde kanunen kullanılamayacağını madde madde ve örneklerle anlatır.
Güvenli e-imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Sözleşmelerin çok büyük kısmı e-imzayla yapılabilir.
Resmî şekle veya özel merasime bağlı işlemler, kambiyo senetleri ve teminat sözleşmelerinin çoğu e-imzayla yapılamaz.
Taranmış imza, ekrana çizilen imza veya "onaylıyorum" kutusu güvenli e-imza değildir.
1E-imza nedir? Hangi imza neye yarar?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, elektronik imzayı "başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri" olarak tanımlar (md. 3). Bu geniş tanımın içinde çok farklı güçte imzalar vardır; ıslak imzanın yerini tutan yalnızca güvenli elektronik imzadır.
Kanuna göre bir imzanın "güvenli" sayılması için dört şartın birlikte sağlanması gerekir (md. 4):
- Münhasıran imza sahibine bağlı olmalı,
- Sadece imza sahibinin tasarrufundaki güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla (akıllı kart, USB token, mobil imza SIM kartı gibi) oluşturulmalı,
- Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini tespit etmeli,
- İmzalanan veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlamalı.
| Tür | Örnek | Kimin için? | Hukuki güç |
|---|---|---|---|
| Güvenli elektronik imza | USB token / akıllı kart ile e-imza, mobil imza | Gerçek kişi | Islak imza ile aynı |
| Basit elektronik imza | Taranmış imza görüntüsü, ekrana çizilen imza, SMS kodu, "onaylıyorum" kutusu | Herkes | Delil olabilir, senet değildir |
| Elektronik mühür | Kurumun belgelerine bastığı elektronik mühür | Kamu kurumları, şirketler ve diğer tüzel kişiler | Fiziki mühür ile aynı |
| Mali mühür | e-Fatura, e-Defter gibi GİB uygulamaları | Vergi mükellefleri | Vergi uygulamalarına özgü |
Elektronik mühür 2021'de kanuna eklendi; kaynağı ve bütünlüğü garanti eden bir delil kaydıdır ve "resmî mühür dâhil her türlü fiziki mühür ile aynı hukuki niteliği haizdir" (5070 Ek md. 1). Mühür, bir kişinin imza iradesini değil, belgenin kurumdan çıktığını ve sonradan değişmediğini gösterir.
2Hukuki dayanak: e-imza ıslak imza kadar geçerli mi?
Evet. Dört farklı kanun, güvenli e-imzayı ıslak imzayla eşit tutar:
Uygulamadaki anlamı: kanunun "yazılı" olmasını istediği bir sözleşmeyi güvenli e-imzayla imzaladığınızda, kâğıda ıslak imza atmış kadar geçerli bir belgeniz olur ve mahkemede senet olarak kullanabilirsiniz.
3E-imza nerede kullanılır? Örneklerle
Kanun, sözleşmeleri kural olarak şekilden bağımsız tutar (TBK md. 12). Kanunun yazılı şekil istediği yerlerde de güvenli e-imza yazılı şekli karşılar (TBK md. 14). Bu yüzden iş hayatındaki sözleşmelerin büyük çoğunluğu e-imzayla yapılabilir.
Şirketler ve iş hayatı
Satış, hizmet ve tedarik sözleşmeleri
İstanbul'daki ajansınızın İzmir'deki müşterisiyle yaptığı hizmet sözleşmesi; kargo, kurye ya da ıslak imza turu olmadan aynı gün imzalanabilir.
5070 md. 5 · TBK md. 14–15İş sözleşmeleri
Yeni çalışanla yapılan iş sözleşmesi, kanunun yazılı şekil şartı bulunan hâllerde de güvenli e-imzayla imzalanabilir; imzalı PDF personel dosyasında saklanır.
TBK md. 14 (yazılı şekil)Teklif kabulü, gizlilik (NDA), bayilik
Müşteriye gönderilen teklifin kabulü, gizlilik sözleşmeleri, bayilik ve distribütörlük sözleşmeleri gibi şekle bağlı olmayan sözleşmeler.
TBK md. 12 · 5070 md. 5Alacağın devri
Kanun alacağın devrini yazılı şekle bağlar; bu şart güvenli e-imzayla karşılanır. Örneğin bir faktoring işlemindeki temlik yazısı.
TBK md. 184 · TBK md. 14Tacirler arası ihtar ve ihbarlar
Tedarikçinizi temerrüde düşürmek, sözleşmeyi feshetmek veya dönmek için ihtar; noter yerine güvenli e-imzalı KEP ile gönderilebilir.
TTK md. 18/3Şirket adına imza
İmza yetkilisi, kendi adına üretilmiş e-imzayla şirket namına imza atabilir; bunun için sertifikada şirketin adı da yer alır ve durum tescil ve ilan edilir.
TTK md. 1526/4Yönetim kurulu ve genel kurul
Şirket sözleşmesinde öngörülmüşse yönetim kurulu tamamen elektronik ortamda toplanabilir; ortaklar elektronik ortamda katılıp oy kullanabilir.
TTK md. 1526/3, md. 1527Banka teminat mektupları
Teminat sözleşmeleri genel kuralın dışında olsa da banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin kefalet senetleri e-imzayla düzenlenebilir.
5070 md. 5 (6728 ve 7349 sayılı Kanunlarla)Kamu işlemleri
Kamu ihaleleri (EKAP)
Elektronik ihalelerde e-teklif, EKAP üzerinden e-imza (veya mobil imza) ile imzalanarak verilir; iş ortaklığında tüm ortaklar imzalar.
Elektronik İhale Uygulama YönetmeliğiYargı işlemleri (UYAP)
Avukatlar dava açma, dilekçe ve evrak gönderme işlemlerini UYAP Avukat Portal'da e-imza veya mobil imza ile yapar.
UYAP Avukat PortalVergi uygulamaları (GİB)
e-Fatura portalına gerçek kişi mükellefler nitelikli e-imzayla, tüzel kişiler mali mühürle giriş yapar ve başvurur.
GİB e-Fatura uygulamasıSağlık (e-Reçete)
Hekimler e-reçete ve e-raporları güvenli elektronik imza ile imzalar.
SGK MEDULAe-Devlet
e-Devlet Kapısı'na şifre yerine e-imza ile giriş yapılabilir.
turkiye.gov.trMahkemede delil
Güvenli e-imzalı sözleşme bir uyuşmazlıkta senet hükmündedir; imzanın gerçekliği ve belgenin değişmediği teknik olarak doğrulanabilir.
HMK md. 2054E-imza nerede kullanılamaz?
5070 sayılı Kanun'un 5. maddesi istisnaları açıkça sayar; Türk Ticaret Kanunu da kambiyo senetlerini ayrıca dışarıda bırakır:
Kanunun öngördüğü şekle uyulmadan kurulan sözleşme hüküm doğurmaz (TBK md. 12). Bu işlemlerden birini e-imzayla yaparsanız, e-imza ne kadar güvenli olursa olsun işlem geçersiz olur.
Resmî şekle tabi işlemler
Taşınmaz satışı ve devri
Ev, arsa, dükkân satışı; taşınmaz satış vaadi, geri alım ve alım sözleşmeleri resmî şekilde (tapu müdürlüğünde ya da noterde) yapılmalıdır.
TBK md. 237 · TMK md. 706Mal rejimi sözleşmesi
Eşlerin mal rejimini belirleyen sözleşme noterde düzenleme veya onaylama şeklinde yapılır.
TMK md. 205Vasiyetname
Resmî vasiyetname resmî memur ve iki tanıkla düzenlenir; el yazılı vasiyetnamenin başından sonuna kadar el yazısıyla yazılıp imzalanması zorunludur.
TMK md. 532, md. 538Miras sözleşmesi ve mirastan feragat
Miras sözleşmesi (mirastan feragat dahil) resmî vasiyetname şeklinde, memur ve iki tanık önünde imzalanır.
TMK md. 545Özel merasime tabi işlemler
Evlenme
Evlenme, evlendirme memuru ve iki tanık önünde, tarafların olumlu sözlü cevaplarıyla gerçekleşir; e-imzayla yapılamaz.
TMK md. 141–142Teminat sözleşmeleri
Kefalet sözleşmesi
Kefil; sorumlu olduğu azami miktarı, kefalet tarihini ve müteselsil kefilse bunu kendi el yazısıyla yazmak zorundadır. Kişisel güvence veren benzer sözleşmeler de aynı kurala bağlıdır.
TBK md. 583, md. 603 · 5070 md. 5İstisna: teminat mektubu ve kefalet senedi
Banka teminat mektupları (2016'dan beri) ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin kefalet senetleri (2021'den beri) e-imzayla düzenlenebilir.
6728 ve 7349 sayılı KanunlarKambiyo senetleri
Çek, bono, poliçe
Poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler e-imzayla düzenlenemez; kabul, aval ve ciro da e-imzayla yapılamaz.
TTK md. 1526/1| İşlem | E-imza ile? | Neden | Nasıl yapılır? |
|---|---|---|---|
| Hizmet / satış / iş sözleşmesi | Evet | Yazılı şekil e-imzayla karşılanır | Güvenli e-imza |
| Tacirler arası ihtar | Evet | TTK md. 18/3 | Güvenli e-imzalı KEP |
| Banka teminat mektubu | Evet | 5070 md. 5 istisnası | Güvenli e-imza |
| Taşınmaz satışı / satış vaadi | Hayır | Resmî şekil (TBK 237) | Tapu müdürlüğü / noter |
| Mal rejimi sözleşmesi | Hayır | Resmî şekil (TMK 205) | Noter |
| Vasiyetname, miras sözleşmesi | Hayır | TMK 532, 538, 545 | Noter, sulh hâkimi veya el yazısı |
| Evlenme | Hayır | Özel merasim (TMK 141) | Evlendirme memuru önünde |
| Kefalet sözleşmesi | Hayır | Teminat sözleşmesi; el yazısı şartı | Islak imza ve el yazısı |
| Çek, bono, poliçe; ciro, aval | Hayır | TTK md. 1526/1 | Islak imza |
5Bir e-imzanın geçerliliği nasıl doğrulanır?
Islak imzada bir imzanın gerçekliği gerektiğinde bilirkişi incelemesiyle anlaşılır. E-imzada ise doğrulama matematikseldir ve her seferinde aynı sonucu verir. Mahkemeye sunulan e-imzalı bir belgenin güvenli elektronik imza ile oluşturulup oluşturulmadığını hâkim kendiliğinden inceler (HMK md. 205/3).
Kanun, doğrulama yazılımlarının neyi göstermesi gerektiğini de sayar: imzalanan veriyi, sertifikanın doğruluğunu ve geçerliliğini, imza sahibinin kimliğini değiştirmeden göstermeli ve imzayı etkileyen değişiklikleri tespit edebilmelidir (5070 md. 7). Pratikte doğrulama beş soruyu yanıtlar:
- Belge imzadan sonra değişti mi? Güvenli e-imza, imzalanan veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlar (5070 md. 4/d). Tek bir karakter bile değişirse doğrulama başarısız olur.
- İmzayı kim attı? Nitelikli sertifikada imza sahibinin teşhis edilebileceği kimlik bilgileri, sertifikanın "nitelikli" olduğuna dair ibare ve sertifikayı veren sağlayıcının kimliği bulunmak zorundadır (5070 md. 9).
- Sertifika yetkili bir sağlayıcıdan mı? Sertifikadaki bilgileri, sertifikayı veren sağlayıcı kendi güvenli elektronik imzasıyla doğrular (5070 md. 9/j). Doğrulama bu güven zincirini sağlayıcının kök sertifikasına kadar izler.
- İmza anında sertifika geçerli miydi? Sertifikanın geçerlilik tarihleri ve iptal durumu kontrol edilir. İptal bilgisi sağlayıcının yayımladığı Sertifika İptal Listesinden (SİL) ya da anlık sorgu servisinden (ÇiSDuP, uluslararası adıyla OCSP) alınır.
- İmza ne zaman atıldı? Bunu kesin olarak kanıtlayan, sağlayıcının imzaladığı zaman damgasıdır (5070 md. 3/h). Zaman damgası olmayan bir imzada zaman kesin olarak ispatlanamaz; sertifika sonradan iptal edilirse imzanın iptalden önce mi sonra mı atıldığı da belirlenemez.
Şirket adına atılan imzalarda altıncı bir soru daha vardır: imzalayanın yetkisi. Sertifika sahibi başka bir kişi adına hareket ediyorsa bu yetkiye ilişkin bilgi sertifikada yer alır (5070 md. 9/g); şirket adına kullanılacak sertifikalarda şirketin adı da yazılır (TTK md. 1526/4).
Belge PDF olmak zorunda mı?
Hayır. Kanun "elektronik veri"den söz eder; PDF, Word, XML, görüntü ya da herhangi bir dosya imzalanabilir. Türkiye'de imzalar ETSI standartlarındaki üç biçimden biriyle atılır:
| Biçim | Ne için? | İmza nerede durur? | Nasıl görülür? |
|---|---|---|---|
| PAdES | PDF belgeler: sözleşme, teklif, yazı | PDF'in içinde; belge tek dosya kalır | PDF okuyucunun imza paneli |
| CAdES | Her tür dosya | İmzalı içerikle birlikte (çoğunlukla .imz veya .p7s uzantılı) ya da ayrı bir imza dosyasında | İmza doğrulama yazılımı |
| XAdES | XML tabanlı belgeler | XML'in içinde veya yanında | İmza doğrulama yazılımı |
Sözleşme ve tekliflerde PAdES en pratik seçenektir: karşı taraf belgeyi alıştığı PDF okuyucusuyla açar ve imza belgenin içinde taşınır.
Sertifikanın süresi dolunca imza geçersiz olur mu?
Doğrulama, imzanın atıldığı ana göre yapılır; ancak bunun yıllar sonra da ispatlanabilmesi imzanın türüne bağlıdır. BTK'nın elektronik imza kullanım profilleri rehberi, imzaları kullanım ömrüne göre üçe ayırır:
Anlık imza
Hemen doğrulanıp işleme alınır; sonradan tekrar doğrulanması beklenmez. Zaman damgası taşımaz, imza zamanı belirsizdir.
BTK profil P1 · BESKısa ömürlü imza
Zaman damgası içerir; imza sertifikasının kalan ömrü boyunca doğrulanabilir.
BTK profil P2 · ES-TUzun ömürlü imza
Zaman damgasını, sertifika zincirini ve iptal bilgisini kendi içinde taşır; imza sertifikasının ve sağlayıcı sertifikasının süresi dolduktan sonra da doğrulanabilir. PDF'teki karşılığı PAdES-LTV'dir.
BTK profil P3–P4 · ES-XLYıllarca saklanacak sözleşmeler için zaman damgalı ve uzun ömürlü imza tercih edilmelidir. BTK rehberine göre imza, sertifikanın ömründen daha uzun süre kullanılacaksa ileride erişilemez hâle gelecek doğrulama verilerinin imza aşamasında toplanıp saklanması gerekir.
Kâğıt çıktısı ve PDF okuyucu uyarıları
İmza dosyanın içindedir
E-imza elektronik dosyada durur; kâğıt çıktısı, ekran görüntüsü ya da yeniden kaydedilmiş bir kopya imzayı taşımaz. Karşı tarafa ya da mahkemeye asıl elektronik dosyayı verin ve imzadan sonra dosyada değişiklik yapmayın.
5070 md. 4/d"Doğrulanamadı" uyarısı
Bazı PDF okuyucuları Türk sağlayıcıların kök sertifikalarını varsayılan olarak tanımayabilir ve imzayı "bilinmiyor" gösterebilir. Bu, imzanın sahte olduğu anlamına gelmez; sertifikanızı aldığınız sağlayıcının doğrulama aracıyla kontrol edin.
5070 md. 76Dikkat edilmesi gerekenler
"Islak imza" şartı koyduysanız
Taraflar belirli bir şekil kararlaştırmışsa, o şekle uyulmadan yapılan sözleşme tarafları bağlamaz. Mevcut sözleşmelerinizde "ıslak imza" veya "noter onayı" şartı olup olmadığına bakın.
TBK md. 17 (iradi şekil)Taranmış veya çizilen imza
Belgeye yapıştırılan imza görüntüsü güvenli e-imza değildir. Elektronik veri olarak delil niteliği taşıyabilir, ama senet hükmünde değildir.
HMK md. 199, md. 205/2Kart ve PIN sizin sorumluluğunuzda
İmza sahibi, imza oluşturma verisini başkasına kullandırmamakla yükümlüdür. Kart kaybolur ya da çalınırsa sertifikayı aldığınız sağlayıcıya hemen bildirin.
BTK — imza sahibinin yükümlülükleriYabancı sertifikalar
Yurtdışında verilen sertifikaların hukuki sonucu milletlerarası anlaşmalarla belirlenir; Türkiye'deki bir sağlayıcı kabul ederse nitelikli sayılır.
5070 md. 147Nasıl e-imza sahibi olunur?
- Sağlayıcı seçin. Nitelikli elektronik sertifikayı yalnızca BTK'nın yetkilendirdiği elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları (ESHS) verir. Güncel liste BTK'nın sitesinde yayımlanır.
- Kimliğinizi doğrulatın. Sertifika gerçek kişiye verilir; başvuruda kimlik doğrulaması yapılır.
- Aracınızı alın. Sertifika bir USB token veya akıllı kart içinde gelir; mobil imza tercih ederseniz GSM operatörünüz üzerinden SIM kartınıza yüklenir.
- Sürücüyü kurun. Bilgisayarınıza token sürücüsünü ve imzalama yazılımını kurun; PIN'inizi kimseyle paylaşmayın.
8Collobr'da e-imza
Collobr'da e-imza, işinizin olağan akışının bir parçasıdır. Mevcut nitelikli e-imzanızla (USB token veya akıllı kart):
- Teklif ve sözleşmelerinizi panelden, PDF'i önizleyerek imzalarsınız; imza, PDF'e standart PAdES biçiminde gömülür; imzalı PDF, imza doğrulamayı destekleyen okuyucularda kontrol edilebilir.
- Panele e-imzanızla şifresiz giriş yaparsınız.
- Her imzanın kaydını görürsünüz: hangi bilgisayardan, ne zaman, hangi sonuçla imza atıldığı yalnızca e-imzanın sahibine gösterilir.
PIN kodunuz yalnızca bilgisayarınızdaki Collobr E-İmza uygulamasına gider; sunucularımıza gönderilmez. İmzanın kendisi kartınızın içinde oluşur.
9Sık sorulan sorular
E-imzalı bir sözleşme ıslak imzalı sözleşme kadar geçerli midir?
Evet, güvenli elektronik imza ile atılmışsa. Güvenli e-imza elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur (5070 md. 5) ve mahkemede senet hükmündedir (HMK md. 205). Resmî şekle veya özel merasime bağlı işlemler, kambiyo senetleri ve bazı teminat sözleşmeleri bunun dışındadır.
Taranmış imza ya da "Onaylıyorum" kutusu e-imza sayılır mı?
Bunlar elektronik veri olarak delil niteliği taşıyabilir, ancak güvenli elektronik imza değildir; ıslak imza ile aynı sonucu doğurmaz. Senet hükmünde olan yalnızca güvenli e-imza ile oluşturulan verilerdir (HMK md. 205/2).
Şirket adına e-imza atılabilir mi?
E-imza gerçek kişiye aittir. Şirket adına imza yetkisi olan kişi, kendi adına üretilmiş güvenli e-imzayla şirket namına imza atabilir; sertifikada şirketin adı da yer alır ve bu durum tescil ve ilan edilir (TTK md. 1526/4). Tüzel kişiler için ayrıca elektronik mühür vardır (5070 Ek md. 1).
Kira sözleşmesi e-imza ile yapılabilir mi?
Kanun kira sözleşmesi için resmî şekil öngörmez; güvenli e-imza ile yapılabilir. Yazılı yapılması istenen hâllerde de güvenli e-imza yazılı şekli karşılar (TBK md. 14).
Çek veya senet e-imza ile düzenlenebilir mi?
Hayır. Poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler e-imzayla düzenlenemez; kabul, aval ve ciro da e-imzayla yapılamaz (TTK md. 1526/1).
Tapu işlemleri e-imza ile yapılabilir mi?
Taşınmaz satışı ve taşınmaz mülkiyetinin devrini amaçlayan sözleşmeler resmî şekle tabidir (TBK md. 237, TMK md. 706) ve resmî şekle tabi işlemler güvenli e-imza ile gerçekleştirilemez (5070 md. 5).
Kefalet sözleşmesi e-imza ile yapılabilir mi?
Genel kural olarak hayır: teminat sözleşmeleri güvenli e-imza ile gerçekleştirilemez ve kefil azami miktarı ve tarihi kendi el yazısıyla belirtmelidir (TBK md. 583). İstisna: banka teminat mektupları ile Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri e-imzayla yapılabilir (5070 md. 5).
E-imzalı belge PDF olmak zorunda mı?
Hayır. Her tür elektronik dosya imzalanabilir. PDF belgelerde imza PAdES biçiminde belgenin içine gömülür; diğer dosyalarda CAdES (çoğunlukla .imz veya .p7s uzantılı), XML belgelerde XAdES kullanılır.
Sertifikamın süresi doldu; eski imzalarım geçersiz mi oldu?
Doğrulama imzanın atıldığı ana göre yapılır. Bunun sonradan da ispatlanabilmesi için imzanın zaman damgası ve doğrulama verilerini taşıması gerekir; uzun ömürlü imzalar (ES-XL, PDF'te PAdES-LTV) sertifikanın süresi dolduktan sonra da doğrulanabilir.
E-imzalı belgenin kâğıt çıktısı geçerli mi?
İmza elektronik dosyanın içindedir; kâğıt çıktısı imzayı taşımaz. Belgeyi ispat için kullanacaksanız asıl elektronik dosyayı saklayın ve sunun.
Mobil imza ile USB token arasında hukuken fark var mı?
Nitelikli elektronik sertifikaya dayanan mobil imza da güvenli elektronik imzadır; aradaki fark aracın türüdür (SIM kart ya da USB token/akıllı kart). Hangi aracın kabul edildiği, işlemi yaptığınız sisteme göre değişebilir.
10Kaynaklar
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu — md. 3, 4, 5, 7, 9, 14, Ek md. 1
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu — md. 12, 14, 15, 17, 184, 237, 583, 603
- 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu — md. 199, 205
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — md. 18, 1526, 1527
- 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu — md. 141–142, 205, 532, 538, 545, 706
- BTK — E-imza ile ilgili sıkça sorulan sorular
- BTK — Elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları
- BTK — Elektronik İmza Kullanım Profilleri Rehberi — imza türleri, kesinleşme süresi, imza ömrü
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Metin, yayım tarihindeki kanun metinlerine göre hazırlanmıştır; özel durumunuz için bir hukukçuya danışın.