Kabul edilen bir teklif nasıl hazırlanır?

Kabul edilen bir teklif, müşterinin aklındaki üç soruyu kendiliğinden yanıtlar: tam olarak ne alıyorum, toplam kaç lira ödeyeceğim ve bu fiyat ne zamana kadar geçerli. Bunun için teklifte işin kapsamı açıkça yazılır, fiyat kalem kalem gösterilir, iskonto ve KDV ayrı satırlarda görünür, geçerlilik tarihi, ödeme koşulları, teslim süresi, garanti ve kapsam dışı kalanlar belirtilir. Teklif gönderildikten sonra da planlı bir takip yapılır. Geçerlilik tarihi yalnızca bir nezaket ayrıntısı değildir: Türk Borçlar Kanunu'na göre süre belirterek yaptığınız öneri, o süre bitene kadar sizi bağlar.

Müşteri teklifi neden reddeder ya da bekletir?

Teklifler çoğu zaman fiyat yüzünden değil, belirsizlik yüzünden bekler. Müşteri "Kurulum dahil mi?", "Bu fiyata KDV ekleniyor mu?", "Ödemeyi ne zaman yapacağız?" gibi soruların cevabını teklifte bulamazsa ya size geri döner ya da daha anlaşılır bir teklife yönelir.

İyi bir teklif, müşterinin satın alma kararını kendi şirketi içinde savunabileceği bir belgedir. Onu okuyan muhasebeci, yönetici ya da ortak, sizi tanımasa bile ne satın alındığını anlamalıdır.

Teklifin iskeleti: hangi bölümler olmalı?

1. Net kapsam

Teklifin başında işin ne olduğunu bir-iki cümleyle özetleyin, ardından teslim edilecekleri somut olarak sayın. "Web sitesi yapımı" yerine "5 sayfalı kurumsal site, iletişim formu, iki dilde içerik girişi" gibi ölçülebilir ifadeler kullanın. Kapsam ne kadar somutsa, iş bittiğinde "bu da dahil değil miydi?" tartışması o kadar azalır.

2. Kalem kalem fiyat

Tek satırlık toplu fiyat, müşteriyi pazarlığa iter; çünkü neyin neye karşılık geldiğini göremez. Her ürün ya da hizmet için ayrı satır açın: açıklama, miktar, birim, birim fiyat ve satır toplamı. Böylece müşteri bir kalemi çıkarmak ya da azaltmak istediğinde tüm teklifi yeniden tartışmanız gerekmez, yalnızca o satırı konuşursunuz.

3. İskonto ve KDV'yi açıkça gösterin

İndirim yapıyorsanız bunu fiyatın içine gizlemeyin; liste fiyatını, iskonto oranını ya da tutarını ve iskontolu fiyatı ayrı ayrı yazın. Müşteri indirimin değerini ancak gördüğünde takdir eder.

KDV için de aynı kural geçerlidir. Ara toplam, KDV oranı, KDV tutarı ve genel toplam ayrı satırlarda yer almalı. "Fiyatlara KDV dahil değildir" notu küçük puntoyla sayfanın altına sıkıştırılırsa, fatura geldiğinde güven kaybına yol açar.

4. Geçerlilik tarihi

Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu gün, ay ve yıl olarak yazın: "Bu teklif 15 Ekim 2026 tarihine kadar geçerlidir." "30 gün geçerlidir" gibi göreli ifadeler, teklifin ne zaman ulaştığı konusunda tartışma yaratabilir. Aşağıda hukuki tarafını ayrıca anlatıyoruz.

5. Ödeme koşulları

Peşin mi, avans ve bakiye mi, vadeli mi? Avans oranını, bakiyenin hangi aşamada ödeneceğini, kabul ettiğiniz ödeme yöntemlerini ve taksit imkânı varsa koşullarını yazın. Ödeme planı belirsiz bırakılırsa, iş başladıktan sonra en zor konuşulan konu bu olur.

6. Teslim süresi

Teslim süresini, neye bağlı olduğunu da belirterek verin: "Siparişin ve avansın alınmasından itibaren 10 iş günü" gibi. Süre, sizin kontrolünüzde olmayan bir şeye bağlıysa (müşterinin içerik göndermesi, tedarikçinin sevkiyatı) bunu açıkça yazın.

7. Garanti ve destek

Ürünün ya da hizmetin garanti süresini, garantinin neyi kapsadığını ve destek taleplerinin nasıl iletileceğini yazın. Satış sonrası belirsizlik, özellikle ilk kez sizinle çalışacak müşteride en büyük tereddüt kaynağıdır.

8. Kapsam dışı kalanlar

Teklifin en çok atlanan ama en çok iş kurtaran bölümü budur. Nakliye, montaj, yazılım lisansları, yerinde eğitim, ek revizyonlar gibi fiyata dahil olmayan kalemleri tek tek sayın. Müşteri bunları baştan bilirse, sonradan çıkan ek fatura bir sürpriz değil, konuşulmuş bir konu olur.

Geçerlilik süresi hukuken neden önemli?

Türk Borçlar Kanunu (6098 sayılı TBK) teklifi "öneri" olarak adlandırır ve önerinin sizi ne kadar süre bağlayacağını, süre belirtip belirtmediğinize göre ayrı ayrı düzenler.

• Süreli öneri (TBK md. 3): Kabul için süre belirleyerek sözleşme öneren, bu süre sona erene kadar önerisiyle bağlıdır. Kabul bu süre içinde kendisine ulaşmazsa, önerisiyle bağlılıktan kurtulur.
• Süresiz öneri, hazır olanlar arasında (TBK md. 4): Süre belirtilmeden, hazır olan bir kişiye yapılan öneri hemen kabul edilmezse öneren bağlılıktan kurtulur. Kanun, telefon ve bilgisayar gibi araçlarla doğrudan iletişim sırasında yapılan öneriyi de hazır olanlar arasında yapılmış sayar.
• Süresiz öneri, hazır olmayanlar arasında (TBK md. 5): Süre belirtilmeden, hazır olmayan bir kişiye (örneğin e-postayla) yapılan öneri, zamanında ve usulüne uygun gönderilmiş bir yanıtın ulaşmasının beklenebileceği ana kadar önereni bağlar.

Pratikteki sonucu şudur: süresiz gönderdiğiniz bir teklifte, sizi ne zamana kadar bağladığı "makul süre" yorumuna kalır. Geçerlilik tarihi yazdığınızda ise hem siz hem müşteri sınırı net olarak bilirsiniz. Maliyetleriniz kur ya da hammadde fiyatına bağlıysa, kısa ve açık bir geçerlilik tarihi sizi eski fiyatla iş almak zorunda kalmaktan korur.

İki ayrıntı daha bilinmeye değer. TBK md. 8'e göre öneren, önerisiyle bağlı olmama hakkını açıkça saklı tutarsa önerisi kendisini bağlamaz; aynı madde, fiyat listesi ya da tarife gönderilmesinin de aksi açıkça ve kolaylıkla anlaşılmadıkça öneri sayılacağını söyler. Yani müşteriye gönderdiğiniz fiyat listesi de, aksini belirtmediyseniz, sizi bağlayabilir. Ayrıca TBK md. 12'ye göre sözleşmeler, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir; kanunun belirli bir şekil aradığı sözleşmelerde ise o şekle uyulmalıdır.

Müşteri teklifi nasıl kabul etsin?

Kabul adımını olabildiğince kolaylaştırın. "Onaylıyorsanız imzalayıp taratarak geri gönderin" demek, müşteriye yazıcı, tarayıcı ve zaman gerektiren bir iş yükler. Kabulün nasıl yapılacağını teklifin sonunda tek cümleyle yazın.

Collobr'da hazırladığınız çok kalemli teklif, iskonto ve KDV satırlarıyla birlikte PDF olarak oluşur; müşteri teklifi kendisine gönderilen bağlantıdan onaylayabilir ya da e-imzayla imzalayabilir. Hangi yöntemin sizin işiniz için yeterli olduğu, sözleşmenin kanunen bir şekle bağlı olup olmadığına göre değişir. TBK md. 15'e göre güvenli elektronik imza, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur. Hangi belgelerde e-imzanın yeterli olduğunu, hangilerinde olmadığını e-imza nerede geçerli, nerede geçersiz yazımızda ayrıntılı anlattık.

Teklif gönderildikten sonra: takip disiplini

Teklifi göndermek işin yarısıdır. Takip edilmeyen teklif, müşterinin gelen kutusunda diğer işlerin altında kalır. Takibi kişisel hafızaya değil, bir düzene bağlayın.

1. Gönderim anında bir sonraki adımı belirleyin. Teklifi gönderirken, ne zaman arayacağınızı müşteriyle konuşun ve takviminize işleyin.
2. İlk takipte soru sorun, baskı yapmayın. "Teklifi inceleme fırsatınız oldu mu, netleştirmemi istediğiniz bir kalem var mı?" gibi bir soru, karar sürecinde nerede olduğunu anlamanızı sağlar.
3. Geçerlilik tarihinden önce hatırlatın. Süre dolmadan birkaç gün önce kısa bir hatırlatma, müşteriye karar için somut bir neden verir.
4. Süresi dolan teklifi sessizce bırakmayın. Müşteri hâlâ ilgileniyorsa güncel koşullarla yeni bir teklif gönderin; eski teklifi "hâlâ geçerli" diye sürdürmek, yukarıdaki hukuki çerçeveyi bulanıklaştırır.
5. Kaybedilen teklifin nedenini kaydedin. Fiyat mı, teslim süresi mi, kapsam mı? Bu notlar, bir sonraki teklifinizi daha isabetli hazırlamanızı sağlar.

Her teklifin durumunu (gönderildi, görüşülüyor, kabul edildi, reddedildi, süresi doldu) tek bir yerde tutmak, ekip büyüdükçe daha da önem kazanır. Aksi hâlde aynı müşteriye iki farklı kişi iki farklı fiyat gönderebilir.

Sık yapılan hatalar

• Önceki bir müşterinin teklifini kopyalayıp adını ya da bir kalemini değiştirmeyi unutmak.
• Toplamı elle hesaplamak ve satır toplamlarıyla genel toplamın tutmaması.
• Teklif numarası ve tarih kullanmamak; sonradan hangi sürümün kabul edildiğini ayırt edememek.
• Telefonda söz verilen bir indirimi teklife yazmamak.
• Geçerlilik süresi geçmiş teklif üzerinden, fiyatı güncellemeden işe başlamak.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Sözleşmenize özgü sorularınız için bir hukukçuya danışın.